Ruokatiedon tietosuojaseloste

Ruokatiedon sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Ruokatieto Yhdistys ry
Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki
y-tunnus: 0111164-2
040 710 4170, ruokatieto@ruokatieto.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Minna Asunmaa
Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki
040 4105270, minna.asunmaa@ruokatieto.fi

3. Rekisterin nimi

Ruokatiedon sidosryhmärekisteri

4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen rekisterin ylläpitämiseksi. Ruokatiedon rekisterin henkilötietoja käytetään Ruokatieto Yhdistys ry:n tuottamien tiedotteiden, kutsujen ja tutkimusten lähettämiseen, sekä muuta ruoka-alan viestintää varten. Tietoja käytetään vain ammatillisiin tarkoituksiin.

5. käsiteltävät tiedot ja käsittelylogiikka

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilöihin liittyviä tietoja:
– etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero
– muita yhteystietoja
– titteli
– Rooli suhteessa Ruokatietoon
– kuuluminen postitusryhmiin
Rekisteriin tallennetut tiedot saadaan
– rekisteröidyltä itseltään
– verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä
Henkilötietoja säilytetään toistaiseksi, tai niin kauan kunnes henkilö pyytää tietojen poistamista. Henkilötietojen poisto tapahtuu välittömästi pyydettäessä. Vanhentuneet tiedot päivitetään ja tarpeettomat poistetaan. Henkilötietojen käsittely tapahtuu Ruokatiedon henkilökunnan toimesta.
Henkilötietoja ei kerätä kuluttajakilpailuista.
Automaattista päätöksentekoa ja profilointia ei tapahdu

6. Henkilötietojen/rekisterin suojaaminen

Ennen vuotta 2014 laaditut asiakirjat säilytetään suojattuina lukituissa tiloissa. Sen jälkeiset asiakirjat ovat suojatulla palvelimella, jonne pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sinne on pääsy Ruokatiedon henkilökunnalla, alihankkijana toimivan palveluntarjoajan teknisellä ylläpidolla sekä jäsenyhteisön henkilöillä, joilla on pääsy vain oman organisaation tietoihin. Verkkosivuilla tietoja suojataan SLL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla.  Muut henkilötiedot ovat käyttötarkoituksen mukaisesti henkilökunnan omissa sähköisissä kansioissa, joihin pääsy on ainoastaan salasanaa käyttämällä. Kansiot sijaitsevat alihankkijan palvelimella, jossa on käytössä asianmukaiset suojausmenetelmät. Rekisterin tietoja säilytetään Suomessa. Ruokatiedon hallinnon verkkoasemalla on listaus kansioista ja dokumenteista, joissa tietoja sijaitsee. Ruokatiedon työtilat, joissa sovelluksia käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihin:
– Nähdä/saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin
– pyytää rekisterinpitäjää korjaaman puutteelliset/virheelliset henkilötiedot
– Siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
– vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
– Pyytä rekisterinpitäjän poistamaan henkilötiedot
Kysymyksiin ja käsittelyä koskeviin pyyntöihin voi olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön. Mikäli rekisteröity on itse antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ja käsittelylle ei ole muuta perustelua, rekisteröity on oikeutettu peruuttamaan suostumuksensa ottamalla yhteyttä yhteyshenkilöön. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta

8. Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Ruokatieto ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin henkilötietoja ulkopuolisille. Mikäli kolmas osapuoli toimii Ruokatiedon lukuun, tietoja luovutetaan tietosuoja-asetuksessa mainitulla tavalla. Tarkoituksenmukaisia henkilöiden kontaktitietoja annetaan erillisprojektien yhteiseen käyttöön silloin, kun Ruokatieto on mukana hankkeessa. Muutoin Ruokatieto ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity tämän eri luvalla sallii.
Ruokatieto ei luovuta tietoja ulkomaille ilman, että rekisteröity tämän eri luvalla sallii.

9. Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.